Un cliente pide online un producto que se acaba de vender en la tienda. Sin embargo, la web indica que sigue disponible. Resultado: el comerciante tiene que cancelar el pedido, avisar al cliente y corregir su catálogo a mano.
Este problema aparece con frecuencia cuando las ventas físicas y las ventas online no comparten la misma información. La sincronización del stock permite seguir la disponibilidad en los distintos canales de venta a partir de una base común. Te explicamos cómo funciona y por qué se vuelve imprescindible en cuanto un comercio vende en varios canales.
¿Qué es la sincronización del stock?
Sincronizar el stock consiste en compartir la información de disponibilidad entre varias herramientas o canales de venta, por ejemplo:
- una caja registradora;
- una tienda online;
- un software de gestión de stock;
- varios establecimientos;
- una herramienta de preparación de pedidos.
El objetivo es evitar que cada uno trabaje con cantidades distintas. Cuando una venta, una devolución o una recepción de mercancía modifica el stock, la información debe actualizarse en los sistemas afectados.
¿Por qué aparecen diferencias de stock?
Ventas registradas en herramientas separadas
Si la caja y la web de e-commerce tienen catálogos independientes, a veces hay que trasladar cada venta a mano. Esta doble introducción de datos favorece los olvidos.
Pedidos online que se tienen en cuenta demasiado tarde
Un artículo puede seguir apareciendo como disponible cuando ya se ha reservado para un pedido en preparación.
Movimientos de stock sin registrar
Las ventas no son las únicas operaciones que modifican las cantidades: las recepciones de proveedores, las devoluciones, las pérdidas, las roturas y las correcciones de inventario también deben tenerse en cuenta.
Para entender el origen de estas diferencias, consulta también nuestro artículo sobre las diferencias de inventario.
¿Cómo funciona una sincronización automática?
Pongamos el ejemplo de una tienda de alimentación que tiene diez botellas de una misma referencia. Las diez unidades están disponibles en la tienda y visibles en su web.
- Una venta en cajaUn cliente compra dos botellas en la tienda. El sistema registra la venta y actualiza la disponibilidad: quedan ocho unidades en stock.
- Un pedido onlineUnos minutos después, otro cliente pide tres botellas por internet. Según las reglas de gestión configuradas, esas tres unidades se reservan o se descuentan para el pedido.
- Un stock común actualizadoLa cantidad disponible para la venta pasa entonces a cinco, en los dos canales.
Una información común permite así limitar las diferencias entre el stock teórico y los productos realmente disponibles. Este ejemplo supone que los dos canales comparten de verdad el mismo stock y que los movimientos se transmiten correctamente.
Las cinco condiciones de una sincronización fiable
- Utilizar referencias de producto coherentesUn mismo producto debe poder identificarse en los distintos sistemas: los códigos de artículo, las variantes y las unidades deben coincidir.
- Definir una fuente de referenciaHay que determinar qué sistema manda en cuanto a las cantidades disponibles. Sin una regla clara, dos herramientas pueden transmitir información contradictoria.
- Tener en cuenta los pedidos en cursoUn pedido confirmado pero todavía no recogido debe integrarse en las reglas de disponibilidad, sobre todo en el click & collect.
- Registrar todos los movimientosEntregas, pérdidas, devoluciones e inventarios deben alimentar la misma base.
- Controlar con regularidad las diferenciasIncluso con una sincronización automática, pueden quedar errores. Un inventario regular sigue siendo necesario para comparar las cantidades informáticas con las físicas.
¿Se pueden gestionar varios establecimientos con un stock sincronizado?
Sí, pero hay que distinguir dos nociones. El stock global representa el conjunto de las cantidades que posee una empresa. El stock por establecimiento indica las cantidades realmente disponibles en cada tienda o almacén.
Un comerciante con varios puntos de venta debe poder evitar que un producto disponible en Lyon se anuncie como disponible de inmediato en Marsella. La gestión multitienda requiere, por tanto, reglas de disponibilidad y de asignación adaptadas.
¿Cómo sincroniza Gillia el stock y las ventas?
Gillia permite conectar la tienda online con la información de catálogo, precios y stock. Cuando se registra una venta en un canal conectado, la disponibilidad puede actualizarse en el entorno compartido. También puedes gestionar la visibilidad de tu catálogo online desde la misma herramienta.
El agente de IA también puede ayudarte a consultar las cantidades, detectar referencias en riesgo o preparar algunas operaciones de gestión:
«¿Qué artículos de la tienda online están casi agotados en la tienda física?»
Este enfoque une dos funciones complementarias: la gestión de stock con Gillia y la tienda online de Gillia. El funcionamiento concreto depende de los módulos y de las integraciones que tengas activados.
En resumen
Sincronizar el stock no consiste solo en mostrar la misma cifra en dos pantallas. También hay que centralizar los movimientos y definir reglas de disponibilidad fiables. Descubre cómo Gillia une la gestión de stock y la venta online.
