Le devis signé. La facture suit.
Préparez votre devis, envoyez-le par mail et laissez votre client le signer en ligne. Gillia prépare ensuite les factures à émettre selon votre cycle de vente et votre politique de facturation.
Vos devis et factures, en pratique
Un seul échange avec Gillia, du premier devis au dernier règlement.
Elle prépare, vous validez.
Préparez le devis
Choisissez le client, ajoutez vos articles ou prestations, et ajustez les quantités, les prix et la TVA de chaque ligne. Gillia calcule le total au fur et à mesure. Vous pouvez conserver le devis en brouillon.
- Fais un devis pour Mme Martin : 2 jours de peinture, salon de 25 m².
- Applique la TVA à 10 % sur ce chantier.
- Ajoute la protection du sol et des meubles.
Un devis détaillé, à relire avant de l'envoyer.
Envoyez au client
Relisez le message, puis envoyez le devis par mail : il contient un bouton pour le consulter et le signer en ligne.
- Envoie le devis de Mme Martin pour signature.
Votre client reçoit un lien pour consulter et signer le devis en ligne.
Suivez la réponse du client
Tant que le client n'a pas signé, le devis reste en attente de signature. Vous pouvez le relancer, ou encore le modifier : le lien déjà partagé présentera la version à jour. Si le client valide par téléphone, vous marquez le devis comme accepté.
- Quels devis sont à conclure ?
- Accepte le devis de Mme Martin, elle a validé par téléphone.
Vous voyez les devis à relancer et ceux déjà acceptés.
Le devis est accepté
La suite s'ouvre : livrer, demander un acompte, transformer le devis en commande ou le facturer. Les articles du devis sont réservés en stock jusqu'à la facture.
- Ajoute un acompte de 30 % au devis.
- Quels devis réservent du stock sur cet article ?
Vous choisissez la suite, sans quitter le devis.
Émettez la facture
Vous choisissez quand et quoi facturer : le solde du devis, un montant ou une sélection de lignes. Gillia prépare le brouillon de facture, que vous relisez avant de l'émettre.
- Établis la facture du devis de Mme Martin.
- Établis la facture de la commande livrée.
Un brouillon de facture à relire, que vous émettez quand vous êtes prêt.
Suivez le règlement
Quand le client paie, enregistrez le règlement, en une fois ou en plusieurs fois avec un échéancier. Vous suivez les factures réglées et les paiements encore attendus.
- Quelles factures sont en retard ?
- Relance la facture 2026-F117.
- Marque la facture 2026-F117 comme payée.
Vous identifiez les factures réglées et celles dont le paiement reste à suivre.
Vous choisissez quand et comment facturer.
Gillia s'adapte à votre cycle de vente et à votre façon de facturer. Ces réglages se modifient à tout moment, sans toucher à votre historique.
Votre cycle de vente
- SimpleDevis → Facture
Artisans, prestataires, commerces sans livraison.
- Standard Par défautDevis → Bons de livraison → Facture
La plupart des commerces qui livrent. Les livraisons partielles sont possibles et la transformation en commande reste proposée sur un devis accepté.
- LogistiqueDevis → Commande → Préparation → Expédition → Livraison → Facture
Négoce, distribution, entrepôt : suivi ligne par ligne.
Votre politique de facturation
- Manuelle Par défaut
Vous facturez quand vous le décidez : le livré non facturé, le solde, un montant ou une sélection de lignes.
- À la commande
Dès la confirmation de la commande, ou dès l'acceptation du devis si vous n'avez pas de commande : une facture de tout, ou un acompte.
- À l'expédition
À la validation de chaque bon de livraison : une facture des lignes expédiées.
- À la livraison
À la signature du bon de livraison : une facture des quantités acceptées.
- Périodique
Tous les bons de livraison non facturés d'un client sur une seule facture, en fin de semaine ou de mois.
Par défaut, chaque événement crée un brouillon, à relire puis à émettre depuis Commandes › Factures à émettre. L'émission automatique, en option, émet la facture aussitôt. Un client ou une commande peut avoir son propre réglage.
Vos règles de facturation, configurées une fois.
TVA, mentions légales, numérotation, conditions de paiement :
vous les configurez à la mise en place, et Gillia les applique à chaque devis et chaque facture.
Tarifs et prestations
Vos prestations et leurs prix, enregistrés une fois pour tous vos devis.
Taux de TVA applicables
Un taux par ligne : TVA travaux, réduite ou normale.
Logo et identité visuelle
Votre logo et vos couleurs sur chaque document.
Mentions légales obligatoires
Les mentions de votre statut, ajoutées automatiquement.
Numérotation devis & factures
Une suite continue et chronologique, sans saut ni doublon.
Conditions de paiement
Délai de règlement et pénalités, fixés une fois.
Acomptes et échéanciers
Un acompte en pourcentage ou en montant fixe, et des paiements en plusieurs fois.
Validité et durée du devis
Une date de fin de validité sur chaque devis.
Prête pour la facturation électronique.
La réforme rend la facture électronique obligatoire en France, selon la taille de l'entreprise. Gillia se connecte à votre plateforme agréée.
Recevoir
Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises doivent pouvoir recevoir des factures électroniques.
Émettre
Depuis le 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et les ETI, à partir du 1er septembre 2027 pour les PME et les micro-entreprises.
Via une plateforme agréée
Les factures transitent par une plateforme agréée par l'État. Gillia se connecte à la vôtre.
Votre facturation surveillée, sans que vous y pensiez.
Relances, rappels d'échéance, devis à conclure : ces tâches répétitives passent en pilote automatique. Gillia les exécute à l'heure choisie et vous rend compte par e-mail, dans Gillia ou les deux.
Factures en retard
Chaque jour à 08:00, dans Gillia
| Facture | Montant | Retard |
|---|---|---|
| 2026-F112 | 640 € | J+12 |
| 2026-F117 | 1 180 € | J+5 |
Dernier passage : 08/10 à 08:00 · 3 relances prêtes à valider
Relance ferme · plus de 30 jours
Chaque jour à 08:00, par e-mail et dans Gillia
Dernier passage : 08/10 à 08:00 · aucune facture concernée
Devis à conclure
Chaque lundi à 09:00, par e-mail
Dernier passage : 06/10 à 09:00 · 4 devis signalés
Factures fournisseurs à payer
Chaque lundi à 09:00, par e-mail
Dernier passage : 06/10 à 09:00 · 2 factures à régler
Révocation devis en attente > 15 jours
Chaque jour à 08:00, par e-mail et dans Gillia
Dernier passage : 08/10 à 08:00 · 1 devis révoqué
Rapport hebdomadaire
Chaque lundi à 08:00, par e-mail
Dernier passage : 06/10 à 08:00 · rapport envoyé
Une vision claire de vos devis et factures.
Factures à émettre, règlements, retards, statut de chaque devis : épinglez ces indicateurs pour suivre votre facturation sans refaire les rapprochements à la main.
Factures en retard
4| Client | Montant | Retard |
|---|---|---|
| SCI Bellevue | 2 340 € | 12 j |
| M. Roche | 980 € | 6 j |
| Mme Petit | 410 € | 2 j |
Les échéances dépassées remontent en priorité pour faciliter le suivi.
Délai moyen de paiement · 5 mois
17 jours en moyenneLe suivi des échéances aide à repérer les retards et à agir plus tôt.
Répartition du CA du mois
77 % encaisséLa part en retard est isolée en priorité pour la relance.
- Devis
- Commande
- Livraison
- Facture
- Règlement
Du devis au règlement, tout est relié.
Selon votre configuration, le devis, la commande, la livraison, la facture, l'encaissement et le stock se suivent d'un document à l'autre : vous voyez à tout moment où en est chaque vente.
- Facture reliée au devis et à la commande
- Stock suivi par emplacement en mode entrepôt
- Fiche client commune
- Chiffre d'affaires consultable depuis vos données
- Statuts et actions à confirmer depuis Gillia
- Un devis accepté réserve le stock jusqu'à sa facture
Questions fréquentes
Voyez comment Gillia s'y prend : créer un devis, relancer un devis en attente ou dupliquer un devis existant.
Voir les exemples d'usageLes factures doivent être conservées 10 ans au titre des obligations comptables, et les pièces justificatives sont généralement exigibles par l'administration fiscale pendant plusieurs années. Vos documents Gillia restent archivés et accessibles à tout moment, sans dossier à classer vous-même.
Oui. Gillia se connecte à la vôtre. Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises doivent pouvoir recevoir des factures électroniques ; l'émission est obligatoire depuis cette date pour les grandes entreprises et les ETI, et le sera à partir du 1er septembre 2027 pour les PME et les micro-entreprises.
Identité et adresse de l'émetteur et du client, numéro de facture, date, description et prix des prestations, taux de TVA applicable, mentions légales de votre statut : Gillia les applique automatiquement sur chaque document dès que votre identité est renseignée.
Oui. Chaque ligne du devis peut avoir son propre taux : dites simplement à Gillia quel taux appliquer à quelle prestation, par exemple la TVA travaux à 10 % sur la main-d'œuvre et le taux normal sur certains matériaux.
Demandez à Gillia d'ajouter un acompte en pourcentage ou en montant fixe : il apparaît sur le devis avec le solde restant dû, et la facture d'acompte correspondante peut être générée dès l'encaissement.
Oui. Vos devis, factures et encaissements peuvent être exportés pour être transmis à votre expert-comptable, en complément du suivi que Gillia tient déjà à jour au fil de l'eau.
Le devis est une proposition chiffrée soumise à l'accord du client : il n'engage pas de paiement tant qu'il n'est pas signé. La facture, elle, constate une prestation réalisée ou commandée et rend le paiement exigible à son échéance.
Gillia vous aide à repérer les factures dont l'échéance est dépassée et à préparer une relance. Vous gardez la main pour confirmer l'envoi, ajuster le ton ou passer à une démarche plus formelle si le retard se prolonge.
Non : la numérotation des factures doit être continue et chronologique, sans saut ni doublon. Gillia l'attribue automatiquement à chaque émission, dans le respect de cette règle.
Oui. Les modèles de documents sont personnalisables dans les paramètres : logo, mentions et couleurs définissent l'apparence du PDF. Vous choisissez ensuite le modèle à utiliser pour votre devis.
Oui. Après finalisation et envoi, le client reçoit le devis par mail et peut le signer en ligne. Vous êtes notifié de sa décision et retrouvez son statut dans la liste des devis.
Oui. Enregistrez le devis en brouillon : il est conservé et vous pouvez y revenir avant l'envoi. Ajoutez vos articles ou des lignes libres, ajustez les quantités, remises et taux de TVA, puis finalisez l'envoi lorsque le devis est prêt.