La gestión de stock es uno de los pilares del comercio. Un stock demasiado bajo provoca roturas y ventas perdidas. Un stock demasiado alto inmoviliza tesorería, ocupa espacio y aumenta el riesgo de invendidos.
Gestionar bien el stock no consiste, por tanto, en almacenar lo máximo posible. El objetivo es disponer de la cantidad adecuada de productos en el momento adecuado, limitando al mismo tiempo las diferencias entre el stock registrado y el stock realmente disponible.
Para conseguirlo, varios indicadores y métodos permiten seguir los movimientos, anticipar las necesidades y preparar las reposiciones.
Entender el ciclo del stock
El stock de una tienda cambia constantemente. Aumenta con la recepción de mercancías y disminuye con las ventas, las transferencias, las devoluciones a proveedores, las pérdidas, las roturas u otras salidas registradas.
El principio parece sencillo:
stock inicial + entradas - salidas = stock teórico
Pero en la práctica pueden aparecer diferencias entre este stock teórico y las cantidades realmente presentes. Una buena gestión se basa, por tanto, en dos dimensiones complementarias:
- registrar correctamente los movimientos;
- controlar con regularidad que los datos se corresponden con la realidad.
¿Qué indicadores seguir para gestionar el stock?
No todos los indicadores responden a la misma pregunta.
El stock disponible
Corresponde a la cantidad considerada disponible para la venta. Según el sistema de gestión utilizado, puede tener en cuenta el stock físico, las cantidades reservadas, los pedidos de clientes u otros movimientos ya registrados.
La rotación del stock
Mide la velocidad a la que se renueva el stock en un periodo determinado. Una rotación alta puede indicar un producto que se vende rápido; una rotación baja puede revelar una referencia lenta, estacional o con sobrestock. Detalle del cálculo en Rotación del stock: cómo se calcula.
La cobertura de stock
Estima durante cuánto tiempo el stock disponible puede cubrir las ventas si se mantiene el ritmo observado. Permite, en particular, detectar las referencias que tienen poco margen antes de una posible rotura.
El valor del stock
Representa el valor financiero de las mercancías en existencias. Para un seguimiento sencillo, puede estimarse a partir de las cantidades en stock y de su coste. En contabilidad, sin embargo, su valoración depende del método que utilice la empresa.
Los productos sin rotación
Una referencia que permanece mucho tiempo en stock sin registrar ninguna venta inmoviliza tesorería y espacio. Ver Productos sin rotación y stock inmovilizado.
Stock real y stock teórico: ¿por qué aparecen diferencias?
El stock teórico corresponde a las cantidades calculadas por el sistema a partir de los movimientos registrados. El stock real corresponde a las cantidades presentes físicamente. Ambos pueden diferir por muchos motivos:
- roturas;
- robo o merma desconocida;
- error de introducción de datos;
- movimiento no registrado;
- error en una recepción;
- producto extraviado;
- error de recuento.
El recuento físico permite entonces comparar el stock realmente presente con el stock teórico y corregir las diferencias de inventario identificadas. Cuanto más regulares sean estos controles, más fiables serán los datos utilizados para la reposición y el análisis.
Umbral de reposición y punto de pedido
Esperar a que un producto esté agotado para volver a pedirlo suele ser demasiado tarde. Entre el momento en que se hace el pedido y el momento en que llega la mercancía, las ventas continúan. El stock mínimo corresponde a la cantidad necesaria para cubrir las ventas durante ese plazo.
En un enfoque sencillo:
Stock mínimo = ventas medias × plazo de reposición
Pero este cálculo no protege contra los imprevistos: ventas más fuertes de lo previsto, retraso del proveedor o entrega incompleta. Por eso se puede añadir un stock de seguridad. El punto de pedido, o umbral de reposición, corresponde entonces al nivel a partir del cual hay que preparar un nuevo pedido.
En un enfoque sencillo:
Punto de pedido = stock mínimo + stock de seguridad
El umbral debe adaptarse a cada referencia o grupo de productos comparables. Un artículo que se vende diez veces al día con un proveedor que entrega en menos de una semana no se gestiona como un producto que se vende dos veces al mes y está disponible en 48 horas.
El inventario para fiabilizar el stock
Incluso con un sistema de gestión preciso, el stock informático puede ir alejándose poco a poco de la realidad. El inventario permite medir esa diferencia.
El inventario anual
Consiste en contar una gran parte o la totalidad del stock en una fecha determinada. Este método ofrece una fotografía global, pero suele exigir una organización importante.
El inventario rotativo
El inventario rotativo, también llamado inventario cíclico o recuento cíclico, consiste en controlar con regularidad una parte del stock en lugar de esperar a un inventario global. Las referencias pueden repartirse según su importancia, su valor, su rotación o el riesgo de diferencia. Así, los productos más sensibles pueden contarse con más frecuencia.
Este método permite detectar poco a poco las anomalías y mantener un stock teórico más cercano a la realidad.
¿Cómo preparar la reposición?
El punto de pedido indica cuándo reponer. Por sí solo no determina cuánto pedir. La cantidad de reposición puede depender de varios elementos:
- ritmo de ventas;
- stock disponible;
- pedidos ya en curso;
- plazo del proveedor;
- stock de seguridad deseado;
- previsiones de venta;
- estacionalidad;
- embalaje del proveedor;
- cantidad mínima de pedido;
- stock objetivo.
Veamos un ejemplo. Una referencia se acerca a su punto de pedido. Eso indica que hay que plantearse una reposición. Pero si ya hay una entrega en curso, sería incorrecto calcular el nuevo pedido únicamente a partir del stock disponible en ese momento. Del mismo modo, una referencia que normalmente se vende por unidad puede tener que pedirse por cajas de 12.
La reposición debe, por tanto, cruzar los datos de stock con las restricciones reales de aprovisionamiento. Este circuito completo, del cálculo al pedido, se detalla en nuestro artículo sobre el pedido a proveedor.
Tener en cuenta los plazos de los proveedores
Dos productos que se venden al mismo ritmo no necesitan forzosamente el mismo nivel de stock. Si el primer proveedor entrega en dos días y el segundo en diez, el riesgo de rotura no es el mismo. El plazo del proveedor influye directamente en el momento en que hay que lanzar el pedido.
Lo ideal es utilizar el plazo realmente observado, y no solo el plazo teórico anunciado. Un proveedor anunciado a tres días pero que entrega con regularidad en cinco debe incorporarse al cálculo con esa realidad operativa.
Evitar el sobrestock
La gestión de stock no consiste solo en evitar las roturas. Pedir demasiado pronto o en cantidad excesiva puede provocar el efecto contrario: el sobrestock. Un stock excesivo puede:
- inmovilizar tesorería;
- saturar el almacén;
- aumentar el riesgo de depreciación;
- generar más productos sin rotación;
- reducir la capacidad de comprar referencias de mejor rendimiento.
Hay que buscar, por tanto, un equilibrio entre disponibilidad y nivel de stock útil. Una buena reposición no es la que llena el almacén al máximo. Es la que cubre las necesidades con un nivel de stock adaptado a la actividad. Ver Sobrestock: cómo identificarlo y reducirlo.
Identificar los productos que vigilar
No todas las referencias requieren la misma atención. Varias señales pueden ayudar a destacar los productos que vigilar:
- stock cercano al punto de pedido;
- rotación que se ralentiza;
- ausencia de ventas durante un periodo inusual;
- stock elevado en relación con el ritmo de ventas;
- diferencia repetida entre stock teórico y stock real;
- plazo del proveedor que aumenta;
- ventas que se aceleran con fuerza.
Por separado, cada uno de estos indicadores da una información parcial. Es su cruce el que permite entender mejor la situación de una referencia. Ver también Anticipar una rotura de stock.
¿Cómo puede ayudar la IA a gestionar el inventario?
Cuando los datos de ventas, de stock y de aprovisionamiento son accesibles, la inteligencia artificial puede facilitar su análisis. Un comerciante puede, por ejemplo, preguntar:
«¿Qué productos corren el riesgo de agotarse esta semana?»
El análisis puede cruzar el stock restante, el ritmo reciente de ventas y, cuando está disponible, el plazo del proveedor.
Después puede preguntar:
«De estos productos, ¿cuáles tienen ya un pedido a proveedor en curso?»
Y a continuación:
«Prepara una propuesta de reposición para las referencias restantes.»
En este tipo de escenario, el agente puede encadenar varios pasos: detección de un umbral cruzado o de un riesgo de rotura, análisis del stock y de las ventas, propuesta de reposición y preparación de un pedido a proveedor. El interés no está simplemente en mostrar el nivel de stock, sino en aprovechar varios datos para preparar una decisión. Para el principio general de este agente, ver Agente de IA para el comercio: definición, usos y ejemplos.
La IA también puede detectar el stock que ya no se mueve
El razonamiento funciona también en sentido contrario. En lugar de buscar los productos que pueden agotarse, el comerciante puede preguntar:
«¿Qué productos tienen todavía mucho stock pero casi ya no se venden?»
El análisis puede entonces relacionar:
- cantidad disponible;
- fecha de la última venta;
- ventas recientes;
- rotación;
- cobertura de stock.
Esto permite destacar referencias potencialmente sin rotación o con sobrestock. Corresponde después al comerciante decidir la acción adecuada: conservar el producto, reducir los próximos pedidos, transferir el stock o plantearse una acción comercial.
Del análisis a la acción con Gillia
Gillia permite consultar los datos del comercio en lenguaje natural y encadenar varios pasos a partir de una sola petición. Por ejemplo:
«¿Qué productos corren el riesgo de agotarse antes de la próxima entrega?»
Y a continuación:
«Prepara la reposición necesaria.»
Gillia puede aprovechar la información disponible para destacar las referencias afectadas y preparar la operación correspondiente. El comerciante mantiene así una continuidad entre el análisis del stock y la acción que hay que realizar.
Cuando una operación requiere validación, se puede controlar antes de su ejecución. Las consultas útiles en el día a día también pueden convertirse en rutinas para vigilar con regularidad los mismos indicadores, como se explica en La automatización de tareas para el comercio.
Una buena gestión de stock se basa ante todo en datos fiables
La inteligencia artificial no corrige automáticamente un stock incorrecto. Si los movimientos no se registran, si las recepciones son erróneas o si las diferencias físicas nunca se controlan, los análisis también se basarán en datos incorrectos. La prioridad sigue siendo, por tanto:
- RegistrarCada movimiento de stock (entrada, venta, transferencia, pérdida) debe introducirse correctamente.
- ControlarUn recuento regular verifica que el stock teórico se corresponde con el stock real.
- AnalizarLos indicadores (rotación, cobertura, valor, productos sin rotación) ofrecen una visión clara de la situación.
- AnticiparEl umbral de reposición y el punto de pedido permiten preparar la reposición antes de la rotura.
- ReponerEl pedido a proveedor se prepara y después se valida, con la ayuda de la IA cuando es útil.
La IA puede facilitar el análisis y ciertas operaciones, pero la calidad de la gestión depende siempre de la fiabilidad de los datos utilizados. Con la gestión de inventario de Gillia, el objetivo es sencillo: enlazar todo este ciclo para que el comerciante obtenga la respuesta adecuada sin buscarla a mano en varias pantallas, y pueda actuar directamente sobre ella.